النقاط الرئيسية:
تمر المناطق التعليمية في كاليفورنيا بعصر من عدم اليقين المالي بسبب انتهاء التمويل الفيدرالي الطارئ لـ Covid-19 والتقلب الطبيعي في إيرادات ضريبة الدخل بالولاية. لحسن الحظ، منطقة مدارس جوروبا الموحدة لقد كنا بالفعل بصدد إيجاد طرق لتتبع النفقات والتحكم فيها لعدة سنوات مع الاستمرار في دعم المعلمين والموظفين حتى يتمكنوا من تزويد طلابنا بأفضل تجربة تعليمية ممكنة. فيما يلي كيفية جعل عمليات التوظيف وكشوف المرتبات أكثر كفاءة، بدءًا من المهام الإضافية التي تشكل تحديًا كل عام.
التعامل مع المهمة الإضافية
بالإضافة إلى موظفينا الذين يتقاضون رواتب، لدينا العديد من الواجبات بدوام جزئي وبالساعة و”الواجبات الإضافية”. نظرًا لأن جزءًا كبيرًا من تمويلنا يأتي من المنح، فإن العديد من مهامنا تكون مؤقتة أو لمرة واحدة. نحن نملأ هذه المناصب بطلبات واجبات إضافية لتجنب الارتباط بالتزامات الرواتب المستمرة.
لسنوات عديدة، كانت طلبات الرسوم الإضافية وبطاقات الوقت هذه مكتوبة على الورق؛ وهذا يعني أن قسم الرواتب كان يقوم بعمل غير ضروري لإدخال المعلومات في نظام الرواتب. كانت نماذج المطالبة التي استخدمناها أيضًا مكتوبة على الورق، مما يجعل من الصعب للغاية تتبع الوقت الفعلي المستخدم في المطالبة، حتى نتمكن من التأكد من أن الساعات المستخدمة كانت ضمن حدود المطالبة. لقد كنا بحاجة إلى آلية تحكم أفضل للمساعدة في إبقاء مواقع المدارس ضمن الميزانية، بالإضافة إلى آلية ميزانية أكثر رسمية لتحميل ميزانيات الأقسام والمواقع عبءًا لاستيعاب متطلبات المهام الإضافية.
يمكن أن تصبح الميزانية معقدة للغاية لأنها متعددة الوظائف. وهو يتضمن مكون التحكم في المنصب، ومكون الرواتب، ومكون الميزانية المالية. كنا بحاجة إلى حل يجعل كل هذه الأكوان تعمل معًا. وكانت المهمة إما العثور على نظام أو بناءه. بدأ المدير التنفيذي لمقاطعتنا برنامجًا تجريبيًا مع مقاطعتنا لإنشاء نظام ولكنه قرر في النهاية عدم متابعة هذا الجهد نظرًا للموارد المطلوبة لصيانة مثل هذا النظام في 23 مقاطعة.
دخلت منطقتنا في عملية تنافسية واتخذت قرارها. هيليوس إد. وفي غضون ستة أشهر، قام فريقنا بتطوير وإطلاق نظام جديد للمهام الإضافية. ومنذ ذلك الحين، تمكنا من توفير أكثر من 100000 دولار أمريكي من تكاليف الموظفين ونفقات الوقت وتجاوزات الميزانية بفضل الضوابط الداخلية الأقوى المطبقة لدينا الآن.
قسم رواتب أكثر كفاءة (ورضا).
لقد أتاح لنا التخلص من إدخال البيانات غير الضرورية والعمل باستخدام البيانات بدلاً من الورق تقليل عدد الموظفين بمقدار معادلين بدوام كامل، ليس من خلال تسريح العمال ولكن من خلال فقدان الموظفين. ولأن لديهم نظامًا يدير إدخال البيانات نيابة عنهم، فإن قسم الرواتب لدينا لديه المزيد من الوقت لتحسين جودة عملهم والشعور بأنهم يعملون على مستوى أكثر ملاءمة لمهاراتهم.
ابحث عن الإنتاجية في منطقتك
في حين وجدت Jurupa Unified كفاءات ووفورات في هذه المجالات المحددة، فإن كل منطقة تعليمية تختلف عن الأخرى. وكما يود معظم قادة مقاطعة كاليفورنيا أن يقولوا، لدينا 1139 منطقة تعليمية ولدينا العديد من الطرق للقيام بالأشياء. ومع أخذ ذلك في الاعتبار، هناك بعض الخطوات التي يمكن تطبيقها عالميًا في عملية الانتقال من الأنظمة الورقية إلى الأنظمة عبر الإنترنت (أو استخدام الأنظمة عبر الإنترنت بشكل أكثر كفاءة).
- اجلس وحدد أهدافك. ما هي المكونات الحاسمة التي يجب أن تكون لديك؟
- تقرر صنع أو شراء. عندما ظهر فيروس كورونا لأول مرة، أنشأت Jurupa Unified نظام توجيه الفواتير الخاص بها من خلال SharePoint. لقد أنشأنا أيضًا عملية طلب رحلة في PowerApps لإدارة السفر والمؤتمرات والرحلات الميدانية. ولكن كما لاحظ مكتب منطقتنا، عندما تجمع مجموعة من الوظائف معًا، قد يكون من المنطقي أكثر العمل مع بائع تثق به.
- إذا اخترت شراء برنامج، فتأكد من أنه يمكنه القيام بما تحتاجه بالضبط.. إذا قال أحد الموردين أنه قد يقوم بتحسين إحدى الوظائف على طول الطريق، فاطلب رؤية الميزة الجديدة قبل الشراء.
- تأكد من أن البائع سوف يستجيب. عندما يتعلق الأمر بوظيفة مثل كشوف المرتبات، فأنت تتعامل مع سبل عيش الناس، وإذا كان هناك خطأ ما في النظام أو كنت بحاجة إلى المساعدة، فأنت بحاجة إلى معرفة أن المساعدة هي مجرد مكالمة هاتفية.
لقد أحدث تطبيق نظام جديد لإدارة الرواتب فرقًا كبيرًا في منطقتنا، لكن هذه ليست نهاية عملية خفض التكاليف لدينا. نحن ننظر دائمًا إلى برامجنا المختلفة لنرى أين يمكننا إجراء تخفيضات لا تؤثر على الفصل الدراسي. وفي نهاية المطاف، تتعلق هذه التغييرات بضمان استمرار تركيز الموارد على المكان الأكثر أهمية. في حين أن الميزانيات تتقلب ولا يمكن التنبؤ بتدفقات التمويل، إلا أنني وفريقي نأتي إلى العمل كل يوم لأننا نؤمن بالتعليم العام. أنا أيضًا نتاج التعليم العام وأحب الاستيقاظ كل صباح وأنا أعلم أنه يمكنني العودة ودعم الطلاب والمعلمين اليوم.
