يعد وجود اللاعبين المناسبين في المراكز المناسبة ومعرفة مكان توسيع مقاعد البدلاء أمرًا بالغ الأهمية في أي تطبيق لإدارة القوى العاملة في UKG Pro. بعد العمل مع الأنظمة الصحية في كل خطوة من خطوات إدارة القوى العاملة في UKG Pro، بدءًا من تحديد النطاق الأولي وحتى التحسين بعد بدء التشغيل، تظهر الأنماط. يتم التخطيط لعمليات التنفيذ الناجحة بشكل جيد وتزويدها بالموارد الكافية.
(ملاحظة التسمية: UKG Pro Workforce Management هو الاسم الحالي للمنتج المعروف سابقًا باسم UKG Dimensions وUKG Workforce Dimensions. إذا كان فريقك لا يزال يبحث تحت هذه الأسماء السابقة، فأنت تنظر إلى نفس النظام الأساسي.)
اسأل أي فريق عما سيفعلونه بشكل مختلف، وستتمحور الإجابات حول نفس الموضوع: ليس التكنولوجيا، وليس شريك التنفيذ، بل القرارات التي اتخذتها المؤسسة العميلة قبل بدء المشروع والانضباط الذي حافظت عليه طوال فترة تنفيذه. الذي تم تعيينه بعد فوات الأوان. ما هي الإدارة التي اعتمدت ولم يتم بناؤها. حيث تم ملاحظة الثغرات ولكن لم تتم معالجتها.
لا يوجد نظامان للرعاية الصحية متماثلان. سوف يتعامل مستشفى مجتمعي ومركز طبي أكاديمي كبير مع هذه المشاريع بشكل مختلف تمامًا. على سبيل المثال، أحجام الفرق المختلفة، ومجموعات الأدوار المختلفة، ومستويات مختلفة من النطاق الترددي الداخلي. تنطبق القواعد التالية بغض النظر عن الحجم والتعقيد. ما هي المقاييس وكيفية استخدامها.
لا تتطلب عمليات التنفيذ الفعالة فريقًا داخليًا ضخمًا تم إنشاؤه من الصفر. إنها تتطلب توضيحًا بشأن ما تحتاج مؤسستك إلى الحصول عليه، ومن يقدمه، وأين يمكن لشريك الممارسة تعزيز قدراتك حتى يتمكن موظفوك الداخليون من التركيز على ما يمكنهم فعله فقط.
1. بناء الإدارة التي تضمن التنفيذ السلس لـ UKG Pro WFM
كل تنفيذ يسير بشكل جيد له شيئين من جانب العميل: قائد برنامج WFM، وهو المالك اليومي، ولجنة توجيهية تحافظ على تقدم المشروع على المستوى التنظيمي.
قائد البرنامج هو نقطة المسؤولية الوحيدة لإدارة العلاقة مع شريك التنفيذ، واتخاذ قرارات متعددة الوظائف، والعمل كنسيج ضام بين مسارات العمل. ويتطلب هذا الدور المصداقية التنظيمية وسلطة اتخاذ القرار والحماية الكافية للقدرة على القيادة.
تمكنك اللجنة التوجيهية من إجراء محادثات صعبة. فعندما تتصادم الأولويات المتنافسة، يصبح من الضروري إعادة تخصيص الموارد، أو يتطلب اتخاذ القرار من الإدارة التكيف ــ وهي الآلية التي تمنع الزخم من التوقف. إن الأنظمة الصحية التي تنشئ هذا الهيكل في وقت مبكر وتحافظ على تكرار الاجتماعات بشكل ثابت تعمل على حل المشكلات في أيام وليس أسابيع. أولئك الذين لا يجب عليهم العودة لنفس القرارات مرارا وتكرارا.
2. قم بحماية وقت خبراء الموضوع الخاص بك وقم بتجديده عند الحاجة
خبراء الموضوع الوظيفي (SMEs) لديك هم الأشخاص الذين يعرفون طبيعة العمل في مؤسستك: سياسات الأجور، والجدولة، والعقود النقابية، وسياسات الإجازات. إن إدخال هذه المعرفة بشكل صحيح إلى النظام هو أساس التنفيذ الناجح ولا يمكن لأي طرف خارجي توفيره.
وهذا لا يعني إبعاد كل خبير تشغيلي عن عمله اليومي طوال مدة المشروع. وهذا يعني تهيئة الظروف لمشاركتهم. يجب أن يكون موظفوك جزءًا من هذا المشروع، وأن يتعلموا النظام الأساسي، ويشكلوا تكوينه، ويخرجوا إلى الجانب الآخر بامتلاكه.
يحدث هذا فقط عندما يقوم شخص ما بمسؤولياته التشغيلية في ذلك الوقت. إن اختيار الأدوار الرئيسية خلال المشروع ليس ترفا. وغالباً ما يكون هذا هو الفرق بين الشركات الصغيرة والمتوسطة المنخرطة فعلياً وتلك الموجودة فعلياً ولكن ذهنياً في مكان آخر. ويؤتي الاستثمار ثماره في شكل الاستعداد للتشغيل والملكية طويلة الأجل للنظام.
3. تحديد ملكية التكامل والتوظيف في وقت مبكر
يحتاج UKG Pro WFM إلى تبادل البيانات مع نظام معلومات الموارد البشرية ونظام الرواتب والسجل الصحي الإلكتروني والأنظمة المالية والمزيد. هناك شيء واحد يستحق التوضيح في البداية: جميع شركاء التنفيذ في UKG ملزمون بتنفيذ الموارد المعتمدة التي تبني واجهات من جانب العميل. ما يختلف هو عمق المعرفة التي يجلبها الشريك إلى الأنظمة الموجودة على الجانب الآخر من التكامل.
يوفر الشركاء الذين هم على دراية بمنصات EHR وERP المشهورة في بيئات الرعاية الصحية مثل Epic وOracle Health وWorkday وInfor وغيرها ميزة واضحة. عندما تنشأ مشكلة في التكامل، فأنت بحاجة إلى شخص يفهم كيفية تدفق البيانات على كلا الجانبين. إن سؤال شريك التنفيذ مباشرةً عن تجربته مع بيئة معينة قبل البدء في العمل على التكامل هو محادثة تستحق إجراءها مسبقًا.
4. قم بتكوين فريق اختبار من الأشخاص الذين لم يشاركوا في كل جلسة تصميم
الاختبار هو المكان الذي يثبت فيه تطبيق UKG Pro WFM نفسه أو يكشف عن نقاط ضعفه. وفي مجال الرعاية الصحية، فإن المخاطر حقيقية: فسياسة الأجور التي تم صياغتها بشكل خاطئ يمكن أن تعني دفع أجور غير لائقة لمئات العمال، والتعرض لعدم الامتثال، والمظالم النقابية.
تتعامل المؤسسات التي تكتشف المشكلات قبل الإطلاق مع الاختبار باعتباره مسار عمل مخصصًا بمواردها الخاصة. والأهم من ذلك، أن هؤلاء هم الأشخاص الذين لم يقوموا باختبار كل جلسة تكوين ويمكنهم ملاحظة ما تعلم فريق التصميم أن يفوته. تتراوح الخيارات لاستكمال قدرات الاختبار الداخلي من موارد ضمان الجودة المضمنة إلى منصات الاختبار الآلية المصممة لسياسات الدفع المعقدة وسيناريوهات جدولة الرعاية الصحية.
ليس عليك إنشاء وظيفة اختبار كاملة من البداية. أنت بحاجة إلى التغطية المناسبة في اللحظات المناسبة.
5. ابدأ إدارة التغيير في UKG Pro WFM في البداية، وليس قبل شهرين من الإطلاق
يؤدي تطبيق WFM إلى تغيير الطريقة التي يتفاعل بها كل موظف في مؤسستك مع الوقت والجدول الزمني والإجازات. لا يزال من الممكن أن يتسبب الإطلاق الناجح تقنيًا في حدوث مشكلات تشغيلية لعدة أشهر إذا لم يكن المتأثرون مستعدين لما تغير.
تقوم المنظمات التي تقوم بذلك بشكل جيد بتعيين قائد متخصص لإدارة التغيير في بداية المشروع وبناء شبكة من أبطال التغيير على مستوى الأقسام في وقت مبكر. هذا الدور مسؤول عن التواصل مع أصحاب المصلحة، وإجراء تقييمات التأثير، وتحديد المقاومة قبل أن تظهر كقضايا اعتماد، وتنسيق استراتيجية التدريب من اليوم الأول.
بالنسبة للعديد من الأنظمة الصحية، لا توجد خبرة في إدارة التغيير داخليًا أو أنها مرتبطة بالفعل بمبادرات أخرى. يمكن لشريك الممارسة الذي يتمتع بقدرة OCM الشاملة أن يقود هذه العملية بينما يظل فريقك الداخلي يركز على العمليات. وفي كلتا الحالتين، فإن النتيجة الأسوأ هي افتراض أن هناك من سيعتني بها مع تقدم المشروع. بحلول ذلك الوقت يكون قد فات الأوان.
6. فكر في فريق ما بعد الإطلاق قبل بدء البث المباشر
يعد البث المباشر علامة فارقة، وليس خط النهاية. غالبًا ما تكون أول 90 يومًا بعد التحول هي الفترة الأكثر كثافة من الناحية التشغيلية للمشروع بأكمله. هناك مشكلات في الإنتاج لم تظهر في الاختبار. يواجه المستخدمون سيناريوهات لم تكن متوقعة حسب التصميم. النظام يحتاج إلى ضبط.
ما يفصل بين المنظمات التي تستقر بسرعة عن تلك التي تكافح هو أمر بسيط: لقد قامت بالفعل بتعيين مالك النظام قبل حدوث التحول. وهذا يعني مسؤول نظام WFM، ومحللي التطبيقات الخاصة بالوحدة، ومنسق التدريب المستمر، ونموذج واضح للتحسين والتحسين بمرور الوقت.
سواء تم تشغيل هذه الوظيفة بالكامل داخل الشركة، أو مدعومة بخدمة مُدارة، أو مزيج من الاثنين معًا، فإن المؤسسات التي تتخذ القرار قبل الإطلاق تكون في وضع أقوى بكثير من تلك التي تفكر في الأمر لاحقًا.
لإلقاء نظرة أعمق على الشكل الذي يبدو عليه التحسين المستمر لـ UKG Pro WFM بعد الإطلاق، راجع 5 طرق لتحسين إدارة القوى العاملة في UKG Pro في الرعاية الصحية.
7. كن صادقًا بشأن فجواتك واملأها بالهدف
هذا هو التمييز الأكثر اتساقا. المنظمات التي لديها تطبيقات ناجحة تخطط بصدق لما لا تملكه: مطور تكامل ملتزم بالفعل بمبادرة أخرى، وقدرة على إدارة التغيير غير موجودة بالفعل داخليًا، وشركة صغيرة ومتوسطة الحجم تعمل على كشوف المرتبات ولديها أيضًا ثلاثة مشاريع أخرى قيد التنفيذ.
ويمكن معالجة الثغرات التي تم تحديدها أثناء تحديد النطاق. نفس الفجوات التي تم اكتشافها بعد عدة أشهر من تنفيذ المشروع قد تتحول إلى أزمات. إن تمرين التخطيط الأكثر فائدة الذي يمكن أن يقوم به النظام الصحي في بداية مبادرة WFM هو إلقاء نظرة عميقة، كل دور على حدة، على ما لديه بالفعل، وما يجب تعيينه أو شغله، وما هو الشريك الممارس الذي يتمتع بالخبرة المحددة لشغله والذي سيكون أكثر قدرة على التعامل معه.
يجب أن تكون هذه المحادثة صادقة ومحددة. وهذا عادة ما يميز المشروع الذي تم التخطيط له جيدًا عن المشروع الذي يحاول اللحاق بالركب باستمرار.
هل أنت مستعد لرؤية الصورة الكاملة لأصولك؟
بنينا دليل UKG Pro WFM الكامل للموارد وتخطيط الموظفين تزويد أنظمة الرعاية الصحية بخريطة عملية لما يبدو عليه التنفيذ باستخدام الموارد المناسبة في كل دور من جانب العميل، وخريطة خطوة بخطوة لاستخدام الموارد، وإرشادات حول المجالات التي تحتاج فيها المؤسسات في أغلب الأحيان إلى الدعم.
تكلفة
لمعرفة المزيد حول الدعم المقدم من قادة تكنولوجيا المعلومات في مجال الرعاية الصحية UKG Pro لإدارة الموظفين التنفيذ من التخطيط إلى الإطلاق، اتصل بنا للتحدث مع مستشار قام بذلك من قبل.
تحدث إلى أحد الخبراء
