عندما يطرح المنظم سؤالاً بسيطًا – “من يملك هذا الكيان؟” – لا تزال العديد من المنظمات الكبيرة تكافح من أجل الاستجابة بسرعة.
قد يبدو هذا مفاجئًا نظرًا للمليارات المستثمرة في الذكاء الاصطناعي والأمن السيبراني والتحول السحابي. ومع ذلك، فإن إحدى أهم طبقات البنية التحتية للمؤسسات لا تزال غير متطورة: البيانات التي تحدد الهيكل القانوني للشركة وملكيتها وإدارتها.
وفي حالة الشركات العالمية، لا يمكن أن تكون هذه التفاصيل مسألة ثانوية، بل هي أساس أعمالها.
رئيس مركاتور في Citco.
تعمل معظم المنظمات العالمية الآن من خلال مئات، وأحيانًا آلاف، من الكيانات القانونية في عشرات الولايات القضائية. ولكل منها التزاماتها الخاصة بإعداد التقارير ومعايير الحوكمة والمتطلبات التنظيمية.
ومع ذلك، فإن البيانات التي تقوم عليها هذه الهياكل غالبًا ما تكون مجزأة: جداول البيانات في المكاتب المحلية، والسجلات التي يحتفظ بها المستشارون الخارجيون، والمعلومات المنتشرة عبر الأنظمة القانونية والمالية وأنظمة الامتثال.
تنجح هذه الأنظمة بشكل فردي، لكنها نادراً ما تقدم صورة جماعية واضحة ومتسقة، والنتيجة ليست عدم الكفاءة فحسب، بل يمكن أن تؤدي إلى نقاط هيكلية عمياء.
الرؤية
وفي وقت حيث من المتوقع أن تتحرك فرق القيادة بشكل أسرع – فيما يتعلق بعمليات الاستحواذ، وإعادة الهيكلة، والتوسع عبر الحدود، وتبني الذكاء الاصطناعي – لا يزال العديد من الناس يعتمدون على بيانات غير كاملة، أو غير متسقة، أو قديمة.
عندما يطرح المنظمون أو المدققون أو المستثمرون أسئلة، غالبا ما يتم صياغة الإجابات يدويا وتحت الضغط، ويصبح من الصعب على نحو متزايد تجاهل الفجوة بين الطموح والرؤية.
ما تغير هو التوقعات. تاريخيا وحدة تم التعامل مع الإدارة على أنها ممارسة للامتثال: الوفاء بالمواعيد النهائية لتقديم الطلبات، والاحتفاظ بالسجلات القانونية والمضي قدمًا. اليوم لم يعد هذا كافيا. ويتوقع المنظمون ومجالس الإدارة والمقاولون بشكل متزايد من المؤسسات إظهار السيطرة، وليس فقط العمليات.
وهذا يعني القدرة على إظهار ماهية الهيكل بشكل مستمر، وكيف تغير، ومن المسؤول وما إذا كان قد تم الوفاء بالالتزامات. بمعنى آخر، تغير المعيار من “هل فعلنا ذلك؟” إلى “هل يمكننا أن نظهر أننا المسيطرون؟”
ويأتي هذا التغيير مع زيادة صرامة متطلبات الشفافية. أصبحت اللوائح المتعلقة بالملكية المستفيدة ومساءلة الإدارة وإعداد تقارير الشركات أكثر صرامة وتركز بشكل أكبر على بيانات الملكية المتسقة والقابلة للتحقق عبر الهياكل المعقدة.
بيانات مجزأة
من منظور تشغيلي، من المرجح أن تظهر البيانات الضعيفة أو المجزأة الخاصة بالجهة أولاً على أنها أوجه قصور. تقضي الفرق وقتًا في تسوية السجلات وتأكيد الملكية وجمع المعلومات يدويًا للمعاملات وإعداد التقارير والموافقات. تؤدي هذه الحلول إلى إبطاء التنفيذ، وإحداث عدم اتساق، وإنشاء توتر خفي في جميع أنحاء المؤسسة.
وبمرور الوقت، يمكن أن تترجم هذه الثغرات التشغيلية إلى مخاطر تتعلق بالامتثال. يمكن أن تؤدي السجلات غير الكاملة أو غير المتسقة إلى تأخير التقارير أو عدم دقتها، وضعف الإثبات أثناء المراجعات التنظيمية، وزيادة التعرض في حالة زيادة التدقيق.
ما يبدأ كأوجه عدم كفاءة داخلية يمكن أن يتحول إلى إجراءات تنفيذية وغرامات وأضرار بالسمعة.
وبعيدًا عن الامتثال، تؤدي بيانات الكيانات الضعيفة أو المجزأة بشكل متزايد إلى خلق مخاطر تشغيلية وتنفيذية حول العالم عمل. ويمكن أن يؤدي ذلك إلى تأخير إتمام الصفقة، وتعقيد التكامل بعد الاستحواذ، وتهديد الدمج المالي.
وقد يؤدي ذلك إلى حدوث ثغرات في التحكم في الوصول أو تنفيذ البائع. في حالة وقوع حادث سيبراني، يمكن أن يؤدي ذلك إلى إبطاء القدرة على تحديد التعرض ووضع الضوابط.
وبينما تتطلع المؤسسات إلى مزيد من أتمتة عملية صنع القرار وتنفيذ الذكاء الاصطناعي في مجالات التمويل والامتثال والعمليات، أصبحت هذه المخاطر أكثر وضوحًا. تفترض الأتمتة مدخلات مستقرة.
يفترض الذكاء الاصطناعي علاقات موثوقة بين الكيانات والسلطة والسيطرة. وعندما يكون الهيكل الأساسي غير واضح، فإن التشغيل الآلي يعزز عدم الاتساق، وليس الكفاءة. ببساطة، إذا كان التصميم غير واضح، فإن أي شيء مبني فوقه يصبح أقل موثوقية.
وقد أصبح هذا أيضًا مشكلة على مستوى مجلس الإدارة، حيث تؤثر الرؤية الفردية بشكل متزايد على مدى سرعة عمل المؤسسة في أوقات التوتر. سواء كان السبب تحقيقًا تنظيميًا، أو حدثًا إلكترونيًا، أو معاملة مالية أو تصفية استراتيجية، تحتاج فرق القيادة إلى رؤية موثوقة لبيئة الشركة.
إذا كان لا بد من إعادة بناء هذا العرض يدويًا من السجلات غير المرتبطة، فستفقد الشركة الوقت والثقة والتحكم في اللحظة المحددة لاختبار المتانة.
ولهذا السبب، بدأ يُنظر إلى بيانات الكيانات والحوكمة بشكل مختلف – ليس كوظيفة قانونية ضيقة، ولكن كعنصر أساسي في بنية المؤسسة، لا سيما في البيئات التي تتقاطع فيها متطلبات الحوكمة والبيانات والمتطلبات التنظيمية عبر الولايات القضائية.
كاملة وحديثة ومتصلة وجديرة بالثقة
بالنسبة لقادة التكنولوجيا والبيانات، لم يعد السؤال هو ما إذا كانت هذه المعلومات موجودة في مكان ما في المؤسسة. ما يهم هو ما إذا كانت كاملة وحديثة ومتصلة وجديرة بالثقة – وما إذا كانت قادرة على اتخاذ القرارات بسرعة.
تقوم المنظمات التي تستجيب بشكل أكثر فعالية بإعادة تصميم الطريقة التي تدير بها البيانات الفردية وحوكمة الشركات. بدلاً من التعامل معها على أنها امتثال ثابت التوثيق، وبناء طبقات بيانات موحدة يتم صيانتها باستمرار ومتكاملة مع الأنظمة المالية وأنظمة المخاطر والتشغيل.
في مثل هذه البيئات، يتم تسجيل التغييرات مرة واحدة، ويتم التحقق من صحتها من خلال حوكمة واضحة، وتنعكس باستمرار في العمليات النهائية. يتم تعريف ملكية جودة البيانات ويتم التعامل مع بيانات الحوكمة على أنها بنية أساسية أساسية وليس فكرة لاحقة.
ويصبح هذا أمرًا بالغ الأهمية حيث تتطلع المؤسسات إلى توسيع نطاق الأتمتة ونشر الذكاء الاصطناعي بشكل مسؤول. تتيح بيانات الكيان الموثوقة قدرًا أكبر من التشغيل الآلي، وضوابط أكثر اتساقًا، والثقة في أن الرؤى المستندة إلى الذكاء الاصطناعي تستند إلى نموذج تنظيمي دقيق. ومن الناحية العملية، بدأت العديد من المنظمات الآن فقط في طرح هذه الأسئلة على نفسها.
أين هو المصدر الوحيد للحقيقة؟ من يملك جودة البيانات؟ ما مدى سرعة انعكاس التغييرات عبر الأنظمة؟ وأين يمكن أن يؤدي الافتقار إلى الرؤية إلى خلق أكبر مخاطر تشغيلية أو تنظيمية؟
بالنسبة للبعض، الإجابات مطمئنة. وبالنسبة للكثيرين، فإنها تكشف عن مشكلة أعمق ــ ليست مجرد فجوة في البيانات، بل إنها قضية بنيوية.
ولذلك، بدأ يظهر نهج أكثر تخصصًا لإدارة بيانات الكيان. وتعترف النماذج الأكثر فعالية بهذه المعلومات باعتبارها نظاما حيا، يتشكل من خلال الفروق القانونية المحلية الدقيقة، والتغيرات التنظيمية المستمرة، والحاجة إلى الرقابة المستمرة بدلا من التقييم الدوري.
التغيير دقيق ولكنه مهم. إنه ينقل المؤسسات بعيدًا عن إدارة الامتثال كسلسلة من المهام نحو الحفاظ على السيطرة كحالة مستمرة.
ومع تزايد التدقيق التنظيمي وسعي المؤسسات لتحقيق قدر أكبر من الأتمتة والرؤية، فإن جودة هذه البيانات الأساسية ستحدد بشكل متزايد الثقة التي يمكن للمؤسسات من خلالها التوسع والاستجابة والابتكار. وفي بيئة أكثر تقلبا وتنظيما، فإن هذا التمييز مهم.
والشركات التي تفهم هيكلها الخاص – ويمكنها إثبات ذلك بوضوح – ستكون أكثر قدرة على الاستجابة لعمليات التفتيش والمعاملات واعتماد التكنولوجيات الجديدة بثقة.
وقد يكتشف الباقون أن الخطر الأكبر في أعمالهم لم يكن في السوق أبدًا، ولكن في البيانات التي افترضوا أنهم فهموها بالفعل.
تقديم أفضل منصة لذكاء الأعمال.
تم إنشاء المقالة كجزء من توقعات TechRadar بروتعرض قناتنا أفضل وألمع العقول في صناعة التكنولوجيا اليوم.
الآراء الواردة هنا هي آراء المؤلف وليست بالضرورة آراء TechRadarPro أو Future plc. إذا كنت مهتمًا بالتعاون، يمكنك العثور على مزيد من المعلومات هنا: https://www.techradar.com/pro/perspectives-how-to-submit
