يعد وجود اللاعبين المناسبين في المكان المناسب ومعرفة مكان توسيع عملك أمرًا بالغ الأهمية لأي تطبيق لإدارة القوى العاملة في UKG Pro. بعد العمل مع أنظمة الرعاية الصحية في كل مرحلة من مراحل إدارة القوى العاملة في UKG Pro، بدءًا من تحديد النطاق الأولي وحتى تحسين ما بعد التشغيل، بدأت الأنماط في الظهور. إن عمليات التنفيذ التي تسير على ما يرام يتم التخطيط لها بشكل جيد وتوفير الموارد لها.
(ملاحظة حول التسمية: UKG Pro Workforce Management هو اسم المنتج الحالي لما كان يُعرف سابقًا باسم UKG Dimensions وUKG Workforce Dimensions. إذا كان فريقك لا يزال يبحث بهذه الأسماء السابقة، فأنت تنظر إلى نفس النظام الأساسي.)
اسأل أي فريق عما سيفعلونه بشكل مختلف، وستتجمع الإجابات حول نفس الموضوع: ليس التكنولوجيا، وليس شريك التنفيذ، بل القرارات التي اتخذتها المؤسسة العميلة قبل بدء المشروع، والانضباط الذي حافظوا عليه أثناء تنفيذ المشروع. الذي تم تعيينه بعد فوات الأوان. أي مجلس تم اعتماده بدلاً من بنائه. حيث تم تحديد الثغرات، ولكن لم تتم معالجتها.
لا يوجد نظامان للرعاية الصحية يبدوان متشابهين. سوف يتعامل مستشفى مجتمعي ومركز طبي أكاديمي كبير مع هذه المشاريع بشكل مختلف تمامًا. على سبيل المثال، أحجام الفرق المختلفة، ومجموعات الأدوار المختلفة، ومستويات مختلفة من النطاق الترددي الداخلي. تنطبق المبادئ الواردة أدناه بغض النظر عن الحجم أو التعقيد. ما هي المقاييس هي كيفية تطبيقها.
لا تتطلب عمليات التنفيذ الناجحة فريقًا داخليًا ضخمًا تم إنشاؤه من الصفر. فهي تتطلب توضيحًا بشأن ما تحتاج مؤسستك إلى امتلاكه، ومن يحمله، وأين يمكن لشريك الممارسة توسيع قدرتك، مع إبقاء موظفيك الداخليين يركزون على ما يمكنهم فعله فقط.
1. قم ببناء لوحة تحافظ على استمرار تنفيذ UKG Pro WFM
مع كل تنفيذ يسير على ما يرام، يتم ترتيب شيئين من جانب العميل: قائد برنامج WFM المسؤول عن الإدارة اليومية، واللجنة التوجيهية التي تحافظ على تقدم المشروع على المستوى التنظيمي.
قائد البرنامج هو نقطة المساءلة الوحيدة التي تدير العلاقة مع شريك التنفيذ، وتقود القرارات متعددة الوظائف، وتعمل بمثابة النسيج الضام بين سير العمل. يتطلب الدور المصداقية التنظيمية وسلطة اتخاذ القرار وقدرة محمية كافية للقيادة.
اللجنة التوجيهية تجعل القرارات الصعبة ممكنة. فعندما تتصادم الأولويات المتنافسة، أو عندما تكون هناك حاجة إلى إعادة تخصيص الموارد، أو عندما يتطلب القرار التنسيق التنفيذي، فهذه هي الآلية التي تمنع الزخم من التوقف. تعمل أنظمة الرعاية الصحية التي تنشئ هذا الهيكل مبكرًا وتلتزم بإيقاع متسق للاجتماعات على حل المشكلات في أيام بدلاً من أسابيع. الذين لا يعودون لنفس القرارات مراراً وتكراراً.
2. قم بحماية وقت الخبراء المتخصصين لديك وتجديدهم عند الحاجة
خبراء الموضوع الوظيفي (SMEs) هم الأشخاص الذين يعرفون كيفية إنجاز العمل في مؤسستك: قواعد الأجور الخاصة بك، وأنماط الجدولة الخاصة بك، واتفاقيات النقابة، وسياسات الإجازات الخاصة بك. إن إدخال هذه المعرفة إلى النظام بالطريقة الصحيحة هو أساس التنفيذ الناجح، ولا يمكن لأي طرف خارجي توفير ذلك.
وهذا لا يعني أنه يجب إبعاد كل خبير تشغيلي من عمله اليومي طوال مدة المشروع. ويعني خلق الظروف التي يمكنهم المشاركة فيها. يجب أن يكون موظفوك موجودين في هذا المشروع لتعلم النظام الأساسي، وتشكيل تكوينه، وامتلاكه على الطرف الآخر.
يحدث هذا فقط إذا تولى شخص ما مسؤولياته التشغيلية أثناء القيام بذلك. إن أداء الأدوار الرئيسية خلال المشروع ليس ترفا. وغالبًا ما يكون هذا هو الفرق بين الشركات الصغيرة والمتوسطة المنخرطة فعليًا والشركات الصغيرة والمتوسطة الموجودة فعليًا، ولكن ذهنيًا في مكان آخر. ويدفع الاستثمار تكاليفه من خلال الاستعداد لبدء التشغيل وملكية النظام على المدى الطويل.
3. إنشاء ملكية التكامل في وقت مبكر والموظفين وفقا لذلك
يحتاج UKG Pro WFM إلى تبادل البيانات مع نظام معلومات الموارد البشرية وكشوف المرتبات والسجل الصحي الإلكتروني والأنظمة المالية والمزيد. هناك شيء واحد يستحق التوضيح مقدمًا: يتعين على جميع شركاء التنفيذ التابعين لـ UKG نشر موارد معتمدة تعمل على إنشاء واجهات من جانب العميل. ما يختلف هو عمق المعرفة التي يجلبها الشريك إلى الأنظمة الموجودة على الجانب الآخر من عمليات التكامل تلك.
الشركاء الذين هم على دراية بالأنظمة الأساسية للسجل الصحي الإلكتروني وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) الشائعة في بيئات الرعاية الصحية – Epic وOracle Health وWorkday وInfor وغيرها – يحققون ميزة ذات مغزى. عندما تنشأ مشكلة التكامل، فأنت تريد شخصًا يفهم كيفية تدفق البيانات على كلا الجانبين. إن سؤال شريك التنفيذ الخاص بك مباشرةً عن تجربته مع بيئتك المحددة قبل بدء سير عمل التكامل هو محادثة تستحق إجراءها.
4. أنشئ فريق اختبار يضم أشخاصًا لم يكونوا حاضرين في كل جلسة تصميم
يُظهر الاختبار تطبيق UKG Pro WFM لحل الفجوات أو كشفها. في مجال الرعاية الصحية، المخاطر حقيقية: يمكن أن تؤدي قاعدة الأجور التي تم تكوينها بشكل خاطئ إلى شيكات رواتب غير صحيحة لمئات الموظفين، والتعرض للامتثال التنظيمي والتظلمات النقابية.
المؤسسات التي تحدد المشكلات قبل إجراء اختبار العرض المباشر كسير عمل مخصص ذاتي الموارد. والأهم من ذلك، أن هذا يشمل أيضًا الأشخاص الذين لم يكونوا حاضرين في كل جلسة تكوين. إنهم مختبرون يمكنهم اكتشاف ما تعلم فريق التصميم تجاهله. تتراوح خيارات استكمال قدرة الاختبار الداخلي من موارد ضمان الجودة المضمنة إلى منصات الاختبار الآلية المصممة لقواعد دفع الرعاية الصحية المعقدة وسيناريوهات الجدولة.
ليس عليك إنشاء وظيفة اختبار كاملة من البداية. أنت بحاجة إلى التغطية المناسبة في الأوقات المناسبة.
5. ابدأ تشغيل UKG Pro WFM Change Management عند البداية، وليس قبل شهرين من بدء البث المباشر
يؤدي تطبيق WFM إلى تغيير الطريقة التي يتعامل بها كل موظف في مؤسستك مع الوقت والتخطيط والإجازات. يمكن أن يواجه البث المباشر الناجح تقنيًا صعوبة من الناحية التشغيلية لعدة أشهر إذا لم يكن المشاركون مستعدين لما تغير.
تقوم المنظمات التي تنجح في هذا بتعيين قائد مخصص لإدارة التغيير في بداية المشروع وبناء شبكة من رواد التغيير على مستوى القسم في مرحلة مبكرة. هذا الدور مسؤول عن التواصل مع أصحاب المصلحة، وإجراء تقييمات الأثر، وتحديد المقاومة قبل ظهورها كقضايا اعتماد، وتنسيق استراتيجية التدريب من اليوم الأول.
لا تتمتع العديد من أنظمة الرعاية الصحية بخبرة محددة في إدارة التغيير داخليًا، أو أن هذا مرتبط بالفعل بمبادرات أخرى. يمكن لشريك التدريب الذي يتمتع بقدرات OCM الشاملة التعامل مع سير العمل هذا بينما يظل فريقك الداخلي يركز على العمليات التجارية. وفي كلتا الحالتين، فإن النتيجة الأسوأ هي أن يلتقطها شخص ما مع تقدم المشروع. وبحلول ذلك الوقت يكون قد فات الأوان بالفعل.
6. فكر في فريق ما بعد البث المباشر قبل بدء البث المباشر
يعتبر البث المباشر علامة فارقة، وليس خط النهاية. غالبًا ما تكون أول 90 يومًا بعد عملية الاستبدال هي الفترة الأكثر كثافة من الناحية التشغيلية للمشروع بأكمله. تنشأ مشكلات أثناء الإنتاج ولم تظهر أثناء الاختبار. يواجه المستخدمون سيناريوهات لم يتوقعها التصميم. النظام يحتاج إلى التنسيق.
ما يفصل بين المنظمات التي تستقر بسرعة عن تلك التي تكافح هو أمر بسيط: لقد حددت بالفعل من سيمتلك النظام قبل حدوث التغيير. وهذا يعني مسؤول نظام WFM، ومحللي التطبيقات الخاصة بالوحدة، ومنسق التدريب الدائم، ونموذج واضح للتحسين والتحسين بمرور الوقت.
سواء كانت هذه القدرة داخلية بالكامل، أو مدعومة بترتيب خدمات مُدارة، أو مزيج من الاثنين معًا، فإن المؤسسات التي تتخذ القرار قبل البدء في العمل تكون في وضع أقوى بكثير من تلك التي تكتشف ذلك بعد ذلك.
لإلقاء نظرة أعمق على الشكل الذي يبدو عليه التحسين المستمر لـ UKG Pro WFM بعد بدء التشغيل، راجع 5 طرق لتحسين إدارة القوى العاملة في UKG Pro للرعاية الصحية.
7. كن صادقاً بشأن فجواتك مبكراً وقم بملئها عمداً
هذا هو التمييز الأكثر اتساقا. المنظمات التي تسير تطبيقاتها بشكل جيد تكون صريحة أثناء التخطيط بشأن ما لا تملكه: مطور التكامل الذي التزم بالفعل بمبادرة أخرى، وقدرة إدارة التغيير التي لا توجد بالفعل داخليًا، وقسم الرواتب الذي يتعامل أيضًا مع ثلاثة مشاريع أخرى.
الفجوات التي تم تحديدها أثناء تحديد النطاق قابلة للحل. نفس الفجوات التي تم اكتشافها بعد عدة أشهر من المشروع يمكن أن تتحول إلى أزمة. إن تمرين التخطيط الأكثر فائدة الذي يمكن لنظام الرعاية الصحية القيام به في بداية مبادرة WFM هو إلقاء نظرة واضحة لكل دور على حدة على ما يملكونه بالفعل، وما يجب توظيفه أو تجديده، وما الذي يمكن التعامل معه بشكل أفضل من قبل شريك ممارس يتمتع بالخبرة المحددة لتحقيق ذلك.
يجب أن تكون هذه المحادثة صادقة ومحددة. عادةً ما يكون هذا هو ما يفصل المشروع الذي تم التخطيط له جيدًا عن المشروع الذي يحاول اللحاق بالركب باستمرار.
هل أنت مستعد لرؤية الصورة المصدر الكاملة؟
بنينا دليل UKG Pro WFM النهائي لتخطيط الموارد والتوظيف لإعطاء أنظمة الرعاية الصحية خريطة عملية لما يبدو عليه التنفيذ ذو الموارد الجيدة لكل دور من جانب العميل، وخريطة حرارية للموارد خطوة بخطوة، وإرشادات حول المكان الذي تحتاج فيه المؤسسات إلى الدعم بشكل مستمر.
لمعرفة المزيد حول كيفية دعم الرعاية الصحية لقادة تكنولوجيا المعلومات UKG Pro لإدارة شؤون الموظفين بالنسبة لعمليات التنفيذ بدءًا من التخطيط وحتى مرحلة ما بعد البث المباشر، اتصل بنا للتحدث إلى أحد المستشارين الذي قام بذلك من قبل.
التحدث إلى خبير
