تحديد الأولويات: كيفية إدارة مهامك بفعالية

“هل شعرت يومًا بالإرهاق، وكأن لديك مليون شيء للقيام به ولا تعرف من أين تبدأ؟” سألت أختي خلال إحدى مكالماتنا الهاتفية الأسبوعية.

“نعم، دائمًا تقريبًا،” قلت نصف مازحًا.

قالت: “حسنًا، هذا ما أشعر به اليوم”.

“هل تريد أن تعرف كيف أفعل ذلك؟” سألتها، متظاهرًا بالتردد في تقديم نصيحة غير مرغوب فيها، ولكن في أعماقي كنت أعلم أنها من غير المرجح أن تقول لا بشكل قاطع.

“بالتأكيد،” قالت وهي تحاول إخفاء نبرة صوتها “ها هي محاضرة أخرى من أخي”.

“حسنًا، أنا أقوم بإعداد القوائم،” بدأت الدرس.

وهذا صحيح. في معظم الأوقات، أتمكن من الحفاظ على حياتي الفوضوية أحيانًا منظمة وعلى المسار الصحيح باستخدام مجموعة من قوائم المراجعة، والعمليات القائمة (أسميها الوصفات)، والتذكيرات، والإنذارات، والتقويمات، وكلها، على الأقل من الناحية النظرية، تعمل في نوع من السيمفونية المتناغمة للإنتاجية.

ولكن لأغراضنا هنا، سأتطرق فقط إلى أحدث إصدار من مفهوم قائمة المهام المتعلقة بالعمل الذي أتقنه. أستخدم حاليًا تطبيق Apple Reminders لهذا الغرض، والذي يمكنني الوصول إليه على كل من جهازي iPhone وMac. أستخدم قائمة محددة تسمى “العمل” الموجودة في مصنف وتحتوي على قوائم أخرى مثل “أفكار الأعمدة” و”أفكار الندوات عبر الويب” وما إلى ذلك. داخل قائمة العمل لدي أقسام تحاول فصل ما يجب القيام به ومتى (يسمى أيضًا الأولويات)، حيث يبدأ كل عنصر بتاريخ المهمة، متبوعًا بوصف موجز لما يجب القيام به. بالنسبة لشيء يجب القيام به يوميًا (مثل “عرض إشعارات LinkedIn”)، أقوم بتغيير التاريخ إلى الغد بمجرد اكتماله لهذا اليوم، ثم أسحبه إلى موقعه الجديد في التسلسل الهرمي (هذه القدرة على سحب الأشياء أمر لا بد منه).

كل يوم، وغالبًا على مدار اليوم، أقوم بوضع علامة على الأشياء على أنها مكتملة، وأحرك الأشياء، وأحاول بشكل أساسي التأكد من أنني أعمل على الشيء الأكثر إلحاحًا في ذلك الوقت. وهذا مفهوم مهم للغاية، لأن قضاء الوقت اليوم في شيء كان من الممكن أن ينتظره حتى الأسبوع المقبل، مع إهمال شيء يجب القيام به اليوم، هو خطأ لا يمكنك التراجع عنه.

آليات قائمة المهام بسيطة بما فيه الكفاية. إن المهارة الحقيقية، خاصة بالنسبة للقادة الذين يديرون العشرات من المطالب المتنافسة، هي معرفة ما الذي سيتم إدراجه في تلك القائمة.

عندما تصبح الحياة ساحقة، عندما يبدو أن خمسة نيران تصرخ لتطفئها في نفس الوقت، تذكر أنه على الرغم من أن جميع الحرائق الخمسة تبدو مشتعلة بنفس القدر من السطوع، فإن المزيد من الفحص سيكشف عن اختلافات صغيرة في درجات الحرارة ويسمح بإعطاء الأولوية للاهتمام. يعد هذا أسلوبًا أفضل بكثير من فقدان أعصابك والإعلان ببساطة، “لكن عليهم جميعًا أن يكونوا جاهزين الآن!” إلى غرفة مليئة بالأشخاص الذين يحتاجون إلى توجيه هادئ.

أظن أن أولئك الذين يبدو أنهم يتفوقون على أوزانهم فيما يتعلق بالإنتاجية قد أتقنوا فن تحديد الأولويات، في حين أن أولئك الذين يكافحون غالباً ما يصابون بالشلل عندما يواجهون صعاباً ساحقة أو يخطئون الهدف عندما يتعلق الأمر بتنظيم العبء الذي أمامهم. لذا، عندما يبدو أن العالم يمنحك أكثر مما يمكنك التعامل معه، توقف للحظة، وقم بإعداد قائمة، واقض بعض الوقت في تحسين الترتيب (عائد الاستثمار رائع هنا) وافعل الشيء التالي، ثم الشيء التالي، وهكذا. ثم دع الرقائق تسقط حيثما أمكن، واعلم أن هناك دائمًا غدًا.