لسنوات، تم تصوير Shadow IT على أنه فشل إداري: نتيجة لضعف الضوابط، أو ضعف الرؤية، أو عدم امتثال الموظفين الذين يعملون خارج الأنظمة الخاضعة للعقوبات. وكانت الإجابة متسقة: اجتثها وأغلقها.
ومن المؤسف أن الافتراضات التي تقوم عليها هذه الاستراتيجية ليست عتيقة فحسب، بل إنها هدّامة. تكنولوجيا المعلومات في الظل لا تعني عدم السيطرة. إنه نتاج ثانوي طبيعي للمنظمات الحديثة. أي استراتيجية تعتمد على القضاء عليه هي معيبة بشكل أساسي وهي لعبة خاسرة.
تخيل ظل تكنولوجيا المعلومات مثل الأعشاب الضارة في الحديقة. تظهر الحشائش ليس لأن هناك شيئًا فاسدًا، بل لأن نموها ثابت. يمكنك قضاء كل وقتك في إزالة الأعشاب الضارة، أو يمكنك بناء نظام يدير النمو باستمرار ويمنعها من التجذر.
الخطأ الذي ترتكبه معظم المنظمات هو التعامل مع الأعشاب الضارة باعتبارها حالة شاذة وليست نتيجة طبيعية لنظام حي. الأمر نفسه ينطبق على SaaS.
Shadow IT هو نظام وليس استثناءً
لقد أدى ظهور SaaS، والشراء اللامركزي، والمشتريات غير الاحتكاكية إلى تغيير جذري في الطريقة التي تدخل بها التكنولوجيا إلى المؤسسة. يمكن لوحدات الأعمال تنفيذ الأدوات في دقائق معدودة، غالبًا باستخدام بطاقة ائتمان الشركة وعنوان البريد الإلكتروني فقط. وهذا هو السلوك الافتراضي الآن.
“تؤكد الأبحاث هذا التحول. وتشير تقديرات جارتنر إلى أن المؤسسات عادةً ما تكون على دراية بحوالي 40% فقط من التطبيقات والمشاريع المستخدمة، حيث بحلول عام 2027، سيكتسب 75% من الموظفين أو يعدلون أو ينشئون تكنولوجيا خارج نطاق تكنولوجيا المعلومات.
وهذا ليس لأن الموظفين يحاولون تجاوز الإشراف، بل لأن نموذج التشغيل قد تغير. لقد اقتربت عملية صنع القرار من الأعمال التجارية، وأصبحت التكنولوجيا أسهل في الشراء والتنفيذ والإدارة.
لا شيء من هذا سيئ بطبيعته. ومع ذلك، ظل إطار الحوكمة مركزيًا ودوريًا، مما أدى إلى زيادة المخاطر والتكاليف.
بدلاً من التعامل مع تقنية معلومات الظل باعتبارها انحرافًا في النظام، فمن الأفضل أن يتم التعرف عليها على أنها النظام نفسه.
فشل الإدارة المركزية والدورية
لقد تم تصميم إدارة تكنولوجيا المعلومات التقليدية لعصر مختلف – عصر تحدده دورات الشراء الطويلة، والملكية المركزية، ومجموعات التكنولوجيا الثابتة نسبيا. في ذلك العالم، نجحت عمليات التفتيش الدورية. وكانت عمليات التفتيش السنوية وعمليات التدقيق الفصلية وإجراءات الموافقة كافية للحفاظ على السيطرة.
هذا العالم لم يعد موجودا.
يتميز مشهد SaaS اليوم بأنه ديناميكي وقائم على الاستهلاك ويتطور باستمرار. يمكن نشر التطبيقات وتوسيع نطاقها والتخلي عنها في غضون أسابيع. تقدم الأدوات القائمة على الذكاء الاصطناعي هياكل تكلفة متغيرة تعتمد على الأحداث ولا تتبع دورات الإدارة المعمول بها ويمكن أن تخلق مخاطر مالية كبيرة.
أصبحت القرارات المتعلقة بالتكنولوجيا الآن متكررة وموزعة ومستمرة. وفي هذه البيئة، لم يعد السؤال هو: “هل نعرف ما الذي يحدث؟” ولكن “هل يمكننا التأثير على ما سيحدث بعد ذلك؟”
ومع ذلك، تستمر معظم المنظمات في تطبيق نماذج الإدارة القديمة على الواقع الجديد، مع الاعتماد على نقاط التفتيش الدورية لإدارة التدفق المستمر للقرارات. إنهم يكتشفون ويبلغون ويحللون – ولكن كل شيء بعد وقوعه. أنت لا تقود القرارات؛ تقوم بالتنظيف من بعدهم.
نظرًا لأنه ليس البشر فحسب، بل أيضًا العملاء غير البشريين، هم الذين يتخذون قرارات التكنولوجيا بشكل أسرع وأكثر تكرارًا، فإن هذا الكمون هو بالضبط السبب وراء استمرار Shadow IT في النمو حتى مع زيادة الاستثمارات في الرؤية.
الرؤية ليست هي المشكلة أو الحل
استجابت معظم المؤسسات من خلال الاستثمار بكثافة في أدوات الكشف والرؤية. هدفهم هو الإجابة على أسئلة مثل: ماذا يتم استخدام التطبيقات؟ من يملكهم؟ من يستخدمها؟ كم تكلف؟
هذه أسئلة ضرورية، ولكن تم طرحها بعد فوات الأوان. وبحلول الوقت الذي تم فيه اكتشاف Shadow IT، كان القرار قد تم اتخاذه. تم توقيع العقد. تدفقات البيانات. تم تقديم المخاطر. تمت الموافقة على النفقات. تستمر تقنية Shadow IT ليس بسبب نقص البيانات، ولكن بسبب نقص الإدارة في الوقت الفعلي.
عندما ترغب المؤسسات في حل مشكلة SaaS الخاصة بها، فغالبًا ما يكون لديها بالفعل البيانات التي تحتاجها. بين سجلات الدخول الموحد (SSO) وأنظمة النفقات وقياس نقطة النهاية عن بعد وأدوات CASB، يمكنهم بناء صورة كاملة إلى حد ما لبيئة SaaS الخاصة بهم، خاصة عند إعطائهم الأدوات اللازمة لتوحيد هذه المصادر المتباينة.
المشكلة ليست في الرؤية. يحول المعرفة إلى إجراءات في الوقت المناسب وقابلة للتطوير.
من الرؤية إلى أنظمة صنع القرار
في كثير من الأحيان، يكون الموظف الذي يقوم بالتسجيل للحصول على أداة، أو فريق يدمج تطبيقًا، أو مدير يوافق على النفقات، مواطنًا صالحًا في الشركة ويتصرف بعقلانية في سياق عمله.
إن الاستمرار في اتخاذ القرارات بعد وقوعها لا يغير حقيقة أن الخطر قد تم تقديمه بالفعل، ولكنه يعقد عملية صنع القرار التنظيمي ويبطئ الأعمال.
هذا هو المكان الذي يوجد فيه معظم SaaS إن أساليب الإدارة غير كافية: فهي تهدف إلى الإعلام، وليس التصرف. إنهم يستخرجون الأفكار، ولكن الأمر متروك للأشخاص لتفسيرها والرد عليها – وغالبًا ما يكون ذلك متأخرًا جدًا وعلى نطاق صغير جدًا بحيث لا يمكن إحداث فرق.
البديل ليس Shadow IT غير مثبت. هناك تحول من الأنظمة التي تراقب إلى الأنظمة التي تعمل، مما يصل بالإدارة إلى نقطة اتخاذ القرار. إذا تم اتخاذ قرارات التكنولوجيا في الوقت الحقيقي، فيجب على الإدارة الاستجابة هناك.
ليس في التقرير. ليس في المراجعة ربع السنوية. ليس بعد التجديد أو خرق الأمان. ولكن في اللحظات الرئيسية للشراء والوصول والتكامل والاستخدام.
تتطلب إدارة صنع القرار أنظمة يمكنها: 1) تفسير الإشارات الناشئة، 2) تطبيق السياسة في السياق، و3) بدء العمل تلقائيًا. وبعبارة أخرى، فإنهم بحاجة إلى العمل بسرعة العمل. وهذا لا يتطلب رقابة أكثر صرامة، بل يتطلب إعادة تعريف السيطرة.
مستقبل إدارة تكنولوجيا المعلومات الظل
إذا كانت تكنولوجيا معلومات الظل أمرًا لا مفر منه (وجميع الأدلة تشير إلى ذلك)، فلا يمكن أن يكون القضاء عليها هو الهدف. يجب أن يكون التكامل. بدلاً من التعامل معها على أنها خطأ، تحتاج المؤسسات إلى التعامل مع Shadow IT كإشارة تتطلب التحكم.
وهذا يتطلب الانتقال من:
- كشف – اتخاذ القرار استخدم الاستشعار لتقرر ما يجب أن يحدث بعد ذلك.
- عمليات التفتيش الدورية – الإدارة المستمرة استبدل عمليات التدقيق والتدريبات على الحرائق بالمراقبة والسياسات والإجراءات الآلية في الوقت الفعلي.
- السيطرة المركزية – الاستقلالية الموجهة السماح لوحدات الأعمال بالتحرك بشكل مستقل باستخدام حواجز الحماية التي توجه القرارات وتفرض المساءلة دون التضحية بالسرعة.
تعمل أنظمة إدارة SaaS الحديثة المبنية على النماذج المستندة إلى السياسات والأحداث على تمكين هذا التغيير من خلال إعطاء الأولوية للعمل على إعداد التقارير، مما يمكّن المؤسسات من:
- كشف الإشارات المالية وإشارات الاستخدام في وقت الشراء
- توجيه مشتريات SaaS الجديدة تلقائيًا لمراجعتها بسهولة
- قم بتشغيل سير عمل إدارة الوصول أثناء تكامل التطبيقات مع أنظمة الهوية
- فرض قرارات التجديد بناءً على شروط الاستخدام والملكية والعقود – وليس التواريخ فقط
عندما تتكيف أنظمة الإدارة مع الطريقة التي يعمل بها الأشخاص فعليًا – بسرعة ولا مركزية وموجهة نحو النتائج – فإنها تصبح عوامل تمكين للابتكار، وليس عقبات.
لن تكون المنظمات التي ستنجح في العصر الجديد من SaaS والذكاء الاصطناعي هي الأكثر وضوحًا. سيكونون هم الذين سيكونون قادرين على التصرف بشكل أسرع وأذكى بناءً على ما يرونه لأنهم أنشأوا نظام إدارة يعمل في المكان الأكثر أهمية: في لحظة اتخاذ القرار.
تقديم أفضل منصة لذكاء الأعمال.
تم إنشاء المقالة كجزء من توقعات TechRadar بروتعرض قناتنا أفضل وألمع العقول في صناعة التكنولوجيا اليوم.
الآراء الواردة هنا هي آراء المؤلف وليست بالضرورة آراء TechRadarPro أو Future plc. إذا كنت مهتمًا بالتعاون، يمكنك العثور على مزيد من المعلومات هنا: https://www.techradar.com/pro/perspectives-how-to-submit
