عندما تتذبذب الأسواق، وتفشل الخطط، وتنفجر صناديق البريد الوارد، ويبدأ الجميع بالقول إن الوضع “غير مسبوق” مرة أخرى، تفعل معظم الفرق ما فعله البشر دائمًا تحت الضغط: إنهم يتشبثون بقوة أكبر. يضيفون الاجتماعات. تصعيد المزيد من القرارات. اطلب المزيد من التحديثات. العمل لساعات أكثر. والخلط بين الحركة والسيطرة.
هذا الرد مفهوم. وهذا بالضبط هو السبب الذي يجعل الفرق تصبح أبطأ وأكثر سياسية وأكثر إرهاقًا في الوقت الذي تكون فيه في أمس الحاجة إلى الوضوح.
ما هي الفكرة الكبيرة؟
الفرق التي تقدم أداءً أفضل في الفوضى تعتمد بشكل أقل على البطولة وأكثر على العادات. إنهم لا يصبحون غير قابلين للتغيير بطريقة سحرية. إنهم يبتكرون طرقًا بسيطة ومتكررة للعمل تقلل من الارتباك، وتصدر الأحكام بشكل أسرع، وتحافظ على الزخم عندما تكون الظروف صعبة.
فيما يلي خمس عادات من هذا القبيل.
1. يصبحون واضحين تمامًا بشأن ما ينوي الفريق فعله حقًا
الذعر يحب الغموض. عندما يكون الفريق غير واضح بشأن غرضه، يبدو كل طلب عاجل على نفس القدر من الأهمية، ويشعر كل قائد بأنه يحق له الحصول على رأي، ويتحول كل خلاف إلى معركة على النفوذ.
تواجه الفرق عالية الأداء هذا الأمر بميثاق حي: وثيقة مشتركة بسيطة توضح غرض الفريق، والمهمة المحددة بالوقت، والأدوار، وحقوق اتخاذ القرار. لقد رأيت مدى سرعة تغيير هذا في سلوك الفريق. في فريق المشروع الذي قمت بتدريبه، بدأ العمل في نشر الظروف الدقيقة التي تغيرت فيها. وفي منتصف المشروع، تم تخفيض الميزانية بشكل كبير، الأمر الذي أعاد فتح الأسئلة حول الأولويات، والنطاق، ومن يمكنه تقديم أي التزامات. كانت الطلبات الجديدة ترد، وكان للقادة المختلفين آراء مختلفة، وكان الفريق يقضي الوقت في محاولة حل الشكوك بدلاً من المضي قدمًا في العمل. توقفنا وأوضحنا ثلاثة أشياء: سبب وجود الفريق، وما كنا نحاول تحقيقه في ذلك الوقت، ومن يملك أي قرارات. هذا الوضوح يفعل شيئين في وقت واحد. إنه يمنح الناس نجمة الشمال عندما تتغير الظروف ويقلل من مقدار التنقل السياسي المطلوب لإنجاز أي شيء.
الوجبات الجاهزة الرئيسية: إذا كان فريقك يتصاعد، فابدأ بالوضوح. اسأل: ماذا نحن هنا لنفعل معًا الآن؟
2. يتوقفون عن استخدام الاجتماعات كدعم عاطفي ويبدأون في استخدامها لدفع العمل إلى الأمام
تحت الضغط، تمتلئ التقويمات بسرعة. تقوم الفرق بجدولة اجتماعات الحالة للشعور بالتوافق، واجتماعات الطوارئ للاستجابة، واجتماعات المتابعة لمعالجة الاجتماعين الأولين. وسرعان ما لن يتمكن أحد من القيام بالعمل الحقيقي.
أفضل الفرق هي الأكثر انضباطًا. إنهم يعاملون الاجتماعات كأدوات ذات وظائف محددة. بعض الاجتماعات مخصصة لتحديد العمل وفتحه. البعض لإنجاز المهمة. البعض لإظهار العمل والحصول على ردود الفعل. بعضها للتعلم. ما لا يفعلونه هو عقد “اجتماعات حوارية” موسعة، حيث يتم وضع التحديثات، والعصف الذهني، وصنع القرار، والمشاركة الغامضة للمخاوف في نفس الوعاء.
يبدو هذا التغيير صغيرًا، لكنه يغير السلوك. عندما يكون للاجتماع أسلوب وهدف واضحان، يظهر الأشخاص المناسبون، ويعرف الأشخاص كيفية الاستعداد، وتنتهي الجلسة بتقدم واضح بدلاً من سحابة من القلق الذي لم يتم حله.
الوجبات الجاهزة الرئيسية: قبل اجتماعك القادم، أجب عن سؤال واحد: ما الهدف من هذا الاجتماع؟ إذا لم تكن الإجابة واضحة، قم بإلغائها أو إعادة تصميمها.
3. يختارون التزاماتهم قبل أن تختارها لهم الأزمة
أحد الأسباب التي تجعل الفرق تشعر بالهلع هو أنها تحاول تحسين كل شيء في وقت واحد: السرعة والكمال، والجودة والحجم، والإجماع والسرعة، والابتكار والمخاطر. وفي فترات الهدوء يكون هذا الخيال غير فعال. وفي الفترات المضطربة يصبح قاتلا.
الفرق القوية تقدم تنازلات صريحة منذ البداية. إنهم يقررون ما هو الأكثر أهمية عندما تتصادم القيم الجيدة. قبل بضع سنوات، قمت بتدريب فريق قيادي تعثر خلال أزمة لأنه لم يرغب أحد في أن يقول بصوت عالٍ ما الذي كانوا يقومون بتحسينه من أجله. واستمروا في محاولة القيام بأمرين في وقت واحد: جمع معلومات واسعة النطاق والتصرف بسرعة كافية لإعطاء المنظمة اتجاهًا واضحًا. وكانت النتيجة متوقعة. لقد تجمدوا. بمجرد تحديد التعويض، أصبحت المهمة أسهل. وفي تلك اللحظة، قرروا أن الشمولية أهم من السرعة. لقد أفسحوا المجال لمدخلات أوسع، وقاموا بتعديل الجدول الزمني ليعكس هذا الاختيار، وتوقفوا عن التظاهر بأنهم قادرون على التحرك بسرعة مع الاستمرار في إشراك الجميع بشكل هادف في العملية.
وهذا الانضباط مهم لأن الفوضى لا تلغي التعويضات؛ أنت فقط تخفيها حتى تصبح مؤلمة. الفرق التي تحافظ على هدوئها لا تتظاهر بأن جميع الأولويات يمكن أن تتعايش. فهي تنشئ حواجز وقائية تساعد الأشخاص على اتخاذ خيارات متماسكة دون انتظار الحصول على إذن من أعلى إلى أسفل في كل مرة يتغير فيها الواقع.
الوجبات الجاهزة الرئيسية: اسأل فريقك: ما هي أولوياتنا عندما يكون هناك ضغط؟ إذا لم تقم بتسمية المفاضلات، فمن المحتمل أن فريقك يناقشها بالفعل.
4. يسألون ما إذا كان من الآمن تجربة القرارات بدلاً من انتظار الإجماع
قد يشعر الإجماع بالمسؤولية، خاصة عندما تكون المخاطر كبيرة. لكن من الناحية العملية، فإن انتظار موافقة الجميع غالبًا ما يؤدي إلى إبطاء أداء الفرق. كما أنه يكافئ بشكل سري الأشخاص الأكثر مهارة في إثارة المخاوف الافتراضية.
السؤال الأفضل ليس: “هل يحب الجميع هذا؟” إنه “هل هناك أي سبب يجعل المحاولة غير آمنة؟”
هذا التمييز مهم. إن التجربة القابلة للعكس، أو التجربة منخفضة المخاطر، أو القرار المحدود لا ينبغي أن تتطلب اليقين على مستوى الأعمال. الفرق التي تحافظ على هدوئها تعرف كيف تفصل بين الاعتراض الحقيقي ومجرد التردد. فهي تفتح المجال للمعارضة، ولكنها لا تسمح للتفضيل بأن يتنكر في صورة خطر.
هذا النهج يقلل من التكلفة العاطفية للعمل. لا يحتاج الناس إلى التظاهر بأن لديهم يقينًا لا يملكونه. إنهم فقط يحتاجون إلى الثقة بأن الخطوة التالية قابلة للحياة وقابلة للتعلم وتستحق المحاولة.
الوجبات الجاهزة الرئيسية: عندما يتعثر اتخاذ القرار، اسأل: هل هذا غير آمن حقًا أم أننا نشعر بعدم الراحة؟
5. يجعلون التعلم مرئياً قبل الوفاة
تصبح الفرق أكثر هشاشة عندما تظل المشاكل مخفية حتى النهاية. يتقن الناس عملهم لفترة طويلة، ويؤجلون الأخبار السيئة ويتجنبون الكشف عن أفكار غير مكتملة. ثم يكتشف الفريق بعد فوات الأوان أنهم كانوا يبنون الشيء الخطأ بثقة.
أقوى الفرق تعمل في الأماكن العامة. أنها تظهر العمل في التقدم. يظهرونها في وقت مبكر. إنهم يدعون إلى رد فعل عنيف في حين أن العمالة لا تزال رخيصة للتغيير. ويتوقفون بانتظام ليسألوا ما الذي ينجح، وما الذي لا ينجح، وما الذي يجب تغييره بعد ذلك.
هذه العادة تفعل أكثر من مجرد تحسين النتائج. وهذا يؤدي إلى استقرار الفريق نفسه. الرؤية تقلل من الشائعات. التعلم المشترك يقلل من الشعور بالذنب إن الاستعادات الاسترجاعية المنتظمة تحول النكسات إلى معلومات بدلاً من الهوية. في بيئة مرهقة، يساعد هذا النوع من الإيقاع الأشخاص على البقاء ثابتين لأن الفريق لا يتظاهر بالكمال؛ هو ممارسة التكيف.
الوجبات الجاهزة الرئيسية: لا تنتظر حتى النهاية لتتعلم. إظهار المسودة. تحليل العدو. اضبط بينما لا يزال العمل قيد التقدم.
إن أعمق أسطورة حول الأداء العالي هي أن الفرق العظيمة تظل هادئة لأن لديها أشخاصًا أفضل أو خططًا أفضل. عادة ما يكونون هادئين لأن لديهم عادات تشغيل أفضل.
عندما يبدو أن كل شيء مشتعل، فإن الهدوء ليس سمة شخصية. إنه نظام.
